El sistema de archivo Noguchi

13 octubre 2009

Como seguidor del método GTD para la productividad personal, estoy más que familiarizado con los archivos del tipo A-Z, es decir, etiquetar carpetas con el asunto y guardarlas en un archivador por orden alfabético. Punto. Sin embargo, el economista y escritor Yukio Noguchi hace tiempo propuso un sistema de archivo que se aleja un poco del concepto de archivo que tenemos normalmente.

Aunque tiene algunas críticas más que justificadas, vale la pena echarle un vistazo detenido. Todavía no lo he probado (y no se si alguna vez lo probaré), pero reconozco que el sistema puede ser de algún valor en determinadas circunstancias.

El concepto es tan simple como sorprendente. Básicamente consiste en:

  1. Guardar cada documento en un sobre vertical (es decir, con la abertura por uno de los lados cortos), a los que previamente se les ha cortado la solapa.
  2. Etiquetar los sobres con el contenido y la fecha en uno de los lados largos. Opcionalmente, también se puede hacer una marca de color que indique materias comunes para los diferentes documentos.
  3. Almacenar los sobres de manera vertical en una estantería sin un orden particular. Cuando hay que recuperar un documento se revisan todos los sobres empezando desde la izquierda hasta dar con él (la idea es que el lado etiquetado quede hacia fuera para que sea fácil identificar el contenido). Una vez utilizado, se devuelve el sobre por el lado izquierdo. Igualmente, cada vez que llega un nuevo documento, este se colocará en el lado izquierdo. Tras un tiempo, los documentos más recientes y más utilizados quedarán a la izquierda, y los más antiguos y menos utilizados a la derecha.
  4. Revisar periódicamente los documentos de la derecha, destruyéndolos si ya no son necesarios, o pasándolos a un archivo “muerto”, es decir, un archivo de documentos con poco o ningún uso pero que hay que conservar. En la estantería sólo quedarán los documentos más utilizados y los nuevos documentos que hayan ido llegando.

Así explicado parece muy original, ¿verdad? Pero si nos fijamos, el sistema descrito por Noguchi recuerda mucho a la pila de papeles que todos hemos tenido alguna vez en la mesa (cuando todavía no éramos muy ordenados), con la única diferencia de que la pila funciona verticalmente, es decir, los documentos más recientes y más utilizados se van quedando arriba, y los menos utilizados abajo. ¿Dónde está realmente la originalidad de Noguchi? Esta es precisamente la crítica más importante que tiene el sistema, y quizá la razón por la que no ha tenido mucha difusión.

Yo creo, sin embargo, que cuando se tienen pocos documentos, o el volumen de documentos más usados es pequeño, este método puede ser más rápido que el tradicional A-Z, más económico y ahorrar bastante espacio de trabajo. En mi caso particular el sistema de archivo Noguchi me ha servido como inspiración para crear mis bandejas portátiles de entrada y de documentos para leer/revisar. Pero ese es tema para otro artículo 🙂

¿Habías oído hablar alguna vez de este sistema de archivo? ¿Utilizas algún sistema parecido? Comparte tus ideas en un comentario.

Foto por Dani Simmonds

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3 comentarios to “El sistema de archivo Noguchi”

  1. Rapunzell Says:

    Primera vez que oigo hablar de él. Por una parte, es contraintuitivo (en el sentido de que estamos habituados a la clasificación en base a algún criterio), Por otra, es cierto que para un pequeño volumen, parece bastante práctico… Lo tendré en cuenta. Aunque por el momento, mi sistema es una caja de cartón tamaño archivador con fundas de plástico para cada letra del alfabeto (o grupo de letras).

    De momento, va bastante bien.

    • El Gachupas Says:

      Incluso con pocos documentos, yo también sigo utilizando el sistema A-Z de toda la vida 😉 De hecho, mi archivo de papel es una caja de plástico con carpetas colgantes y un asa en la tapa. Lo puedo llevar como si fuera una maleta a donde quiera. Es lo que me resulta más práctico para la forma que tengo de trabajar.

      De todos modos me pareció interesante mostrar el sistema de archivo Noguchi. Quizá a alguien le resulte práctico.

  2. El Gachupas Says:

    (Actualización)

    Os dejo una serie de artículos adicionales sobre el sistema de archivo Noguchi (en inglés), por si resultan de interés:

    1. Anecdotal Evidence: The Noguchi filing system
    2. Get Everything Done: Noguchi Filing System
    3. DeBlog: The Noguchi filing system – perverted


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