Mi hoja de control de gastos

La semana pasada hablaba sobre la revisión financiera semanal y prometía un artículo dedicado a la hoja de cálculo de presupuesto y control de gastos que utilizo. Y como lo prometido es deuda, hoy os la voy a presentar. Se llama xConta, y le he asignado la versión 1.0 (estoy seguro de que habrá nuevas y mejores versiones muy pronto, gracias a todas vuestras sugerencias).

Durante estos días he estado puliendo algunos detalles y parametrizándola, para que podáis adaptarla a vuestras necesidades sin esfuerzo. También he dado formato a todas las pestañas para poder imprimirlas y que se vean bien. Como he tocado casi todo, es posible que se me haya ido algún error, así que os pido que seáis indulgentes conmigo y, por supuesto, informéis de cualquier problema para poder corregirlo.

Pero antes de empezar os aconsejo que procedáis a descargar la hoja de cálculo y le echéis un vistazo rápido. No os preocupéis, enseguida recorreremos todos sus rincones, aprenderemos a adaptarla y os presentaré el modo en que la uso yo para mi contabilidad diaria.

Estructura de la hoja

La hoja tiene 3 grupos de pestañas, que puedes diferenciar por su color. La primera, de color azul, es la hoja de configuración. Esta pestaña sólo debes modificarla la primera vez para dejar la hoja a punto. Una vez modificada te puedes olvidar de ella, a no ser que quieras hacer un ajuste posterior.

Las pestañas de color verde son las pestañas de trabajo. En ellas introducirás los datos del presupuesto y registrarás los ingresos y gastos reales a lo largo de los doce meses. El presupuesto lo prepararás una vez al año y, en todo caso, lo ajustarás cada cierto tiempo según vayas teniendo más conocimiento de los ingresos y gastos futuros.

El último grupo de pestañas, de color rojo, son pestañas de análisis de datos, y no tienes que tocar nada. Todos los datos que aparecen en estas pestañas se calculan de forma automática. Están ahí sólo para su consulta.

Como ayuda visual, sólo deberás cambiar valores en las celdas de color blanco. Así que, si una celda no está en color blanco, no la toques 😉

Configuración inicial

La pestaña de configuración tiene 4 secciones. En la primera simplemente tenemos que indicar el año al que se refiere nuestra contabilidad. Todas las fechas y cabeceras de todas las pestañas se actualizarán automáticamente.

La segunda sección nos permite establecer los importes mínimos aceptables para cada cuenta de caja y los saldos iniciales para iniciar la contabilidad. También se puede cambiar el nombre de las cuentas si es necesario.

Las secciones tercera y cuarta sirven para configurar las cuentas de ingresos y gastos, y las claves o nombres cortos que queremos asignar a cada una de ellas (luego veremos para qué sirven estas claves).

Revisa todos los valores que aparecen por defecto y cambia lo que necesites.

Guía rápida de xConta

Paso 1. Crear el presupuesto. Como decía un poco más arriba, el trabajo real se hace desde las pestañas de color verde. El primer trabajo es llenar las celdas del Presupuesto. No tiene mucho misterio. Cada uno debe hacer sus cálculos y previsiones para el año, y registrarlo aquí, por meses y tipo de gasto. En cualquier momento es posible realizar los ajustes necesarios en esta pestaña, y las hojas de análisis se actualizarán automáticamente.

Paso 2. Registro de ingresos y gastos. Una vez tengas tu presupuesto listo es hora de empezar a registrar gastos en las doce pestañas mensuales. Todas ellas tienen la misma estructura. Cada línea representa un movimiento (ingreso o gasto), y tendrás que llenar la siguiente información: fecha, concepto, clave (enseguida voy con eso), y el importe. Generalmente, sólo pondrás el importe en una columna, la correspondiente a la cuenta que recibe el dinero, o de la que se extrae.

Sin embargo, en el caso de transferencias entre cuentas (por ejemplo, el pago de la tarjeta de crédito desde la cuenta de banco), tendrás que indicar el importe con signo menos en la cuenta que sale el dinero, y el mismo importe con signo positivo en la cuenta que lo recibe. La última columna mostrará el resultado neto de la operación: el importe del ingreso o gasto, o cero si es una transferencia.

La clave o nombre corto de la cuenta es necesario para «transferir» la operación a las hojas de análisis (es conveniente que imprimas la segunda página de la pestaña de configuración para tener la lista de claves siempre presente). Así, asignar una operación a una cuenta diferente es tan fácil como cambiar la clave en las hojas de registro.

Para las transferencias no es necesario indicar ninguna clave, ya que no supone un ingreso o un gasto real, sino un cambio en la composición del saldo de caja.

Paso 3. Análisis de datos. Las pestañas de análisis se actualizan de forma inmediata con cada nueva operación o ajuste del presupuesto. Estas pestañas incluyen una hoja de análisis de flujo de caja (es decir, dinero disponible a lo largo del tiempo), una hoja resumen por cada trimestre (de la T1 a la T4), y una hoja resumen anual.

Cómo trabajo con la hoja de cálculo

Generalmente registro todos los ingresos y gastos estimados de enero a diciembre, con su correspondientes claves y fechas aproximadas. De esta forma, todas las pestañas de análisis se llenan con datos estimados para todo el ejercicio.

Cuando registro las operaciones puedo ver si alguna de las cuentas de caja alcanza un saldo «peligroso» mediante una flecha roja que aparece a la derecha del importe. Cuando aparece una flecha sé que debo planear una retirada de cajero automático, o realizar una transferencia o pago de la tarjeta de crédito si no quiero tener problemas. Como tengo todos los movimientos estimados del año registrados, puedo saber si voy a tener una «rotura» de mi flujo con meses de antelación 🙂

Los movimientos nuevos los voy añadiendo al final de los que ya están registrados, les pongo la fecha y luego ordeno el rango D7:N66 por la columna D para que todo vuelva a su lugar (en una próxima mejora añadiré un botón que lo haga automáticamente).

Con esta forma de trabajo, las columnas «Real» de las hojas de análisis en realidad están mostrando una proyección con datos reales (de los meses ya pasados), y datos estimados (de los meses que quedan por delante). Esto me resulta muy útil para tener el control de hasta qué punto voy a poder cumplir el presupuesto, y hacer los cambios que sean necesarios con suficiente antelación.

Y esto es todo de momento. Queda abierta la veda para preguntas, sugerencias, dudas y cualquier otra cosa que queráis compartir en un comentario.

Foto por Flavio Takemoto